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Como implantar un herramienta de Gestión IT en 3 pasos

El día 4 de Octubre pasado hice una presentación en un webinar organizado por Proactivanet, (gracias por invitarme) una herramienta de gestión IT desarrollada por Espiral, con sede en Gijón, Asturias. Como estaba conectado desde mi casa me perdí la sidra del brindis al cierre, pero ya se las cobraré en la primera ocasión que tenga.

El seminario fue sobre "Por qué tu negocio necesita una gestión de inventario IT" y en un momento en que mis amigos de Proactivanet "estaban distraídos" dije: ...el Negocio NO necesita una herramienta para controlar su inventario IT. 

En todo caso el inventario de bienes estará registrado en la contabilidad y será suficiente para su custodia y control. El área administrativa no necesitará más.
Los que tendrán mayor necesidad de la herramienta será la organización IT no sólo para controlar los activos/recursos sino también para gestionar incidencias, cambios, etc. Y allí es donde surge la necesidad de apoyo del negocio, sin embargo la gente de IT, en ocasiones, trabaja sin una planificación y actúa en acción-reacción. Y como tampoco son buenos vendedores tratan de convencer con argumentos tecnológicos.

Vamos al grano. Los pasos que recomiendo para implantar exitosamente una herramienta (que el negocio no ve pero la tiene que financiar y hacer que el usuario la utilice) de gestión IT son los siguientes:

1º DESAFIOS 
Debe analizar el negocio del cliente, sus necesidades y objetivos (será la clave donde justificará el uso de una herramienta). Aquí surgirán ciertos desafíos que deben ser identificados, como ser el Desconocimiento/ignorancia, Falta de apoyo o de recursos financieros y corto-plazismo. Esta información le servirá para preparar el "plan de venta" o negociación con el Sponsor que financiará la instalación.
Vaya lo más alto posible. Si hay falta de apoyo la gestión de activos (conocida como ITAM) será relegada a niveles tácticos y podría perderse el control de riesgos y/o costes.



2º ¿POR QUE?
Antes de querer saber cómo funciona la herramienta (que el negocio no ve pero la tiene que financiar y hacer que el usuario la utilice) debe definirse el Por qué o Para qué se necesita de ella. Por ejemplo pueden reconocerse algunas actividades reactivas (G. Incidencias, S. Desk, etc) que podrían generar información para realizar actividades proactivas (G. Problemas, G. Cambios, CMS, etc).
También se pueden identificar algunos potenciales beneficios (disminución de riesgos, ahorro de costes, mayor conocimientos) que redundarían en mayor satisfacción de stakeholders (...ya sabe Ud. quienes son todos los stakeholders ¿verdad?)

3º HAGA UN BUSINESS CASE.
Piense que implantar una herramienta de Gestión IT (que el negocio no ve pero la tiene que financiar y hacer que el usuario la utilice) no es sólo un proyecto tecnológico, sino un Business Project que entregará mucho más que beneficios IT y que deberá obtener el compromiso de la gente involucrada.
Es imprescindible entender el alcance que tendrá la herramienta y comprometa al fabricante/vendedor en los objetivos de negocio. Analice referencias del vendedor además de precios. Algunas opciones "open source" son buenas pero no totalmente gratuitas, atención!
 
Este es el último paso, no deje de hacer los anteriores.






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